Digitale Plattform für Kundenkommunikation

Gemeinsam mit PSP wurde eine plattformübergreifende App entwickelt, die Dokumente, Fristen und Kommunikation an einem sicheren Ort bündelt – zugänglich von überall und auf jedem Gerät.

Über PSP

PSP Peintner Seidner & Partner ist eine der führenden Steuer- und Unternehmensberatungskanzleien in Südtirol. Mit über 120 Mitarbeitenden, elf Partnern und mehreren Standorten in der Region bietet das Unternehmen eine ganzheitliche Beratung in den Bereichen Steuer-, Wirtschafts- und Arbeitsrecht sowie Buchhaltung und Personalverwaltung. Durch die Kombination aus langjähriger Erfahrung, hoher fachlicher Kompetenz und moderner, digitaler Arbeitsweise betreut PSP Unternehmen, Freiberufler und Privatpersonen umfassend und individuell.

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Herausforderung

Als wachsende Kanzlei mit mehreren Standorten und einer Vielzahl an Mandate war PSP stets bestrebt, die Zusammenarbeit mit Kunden so einfach und effizient wie möglich zu gestalten. Der Austausch von Dokumenten und Informationen lief bislang über verschiedene Kanäle, was den Kommunikationsalltag aufwendig und unübersichtlich machte. Gesucht war ein Weg, diesen Austausch für Mitarbeitende und Mandate gleichermaßen intuitiv und übersichtlich zu gestalten.

Lösung

Für PSP wurde eine maßgeschneiderte Plattform entwickelt, die den Dokumentenaustausch und die Kommunikation mit Mandate zentral bündelt.

Die Software bedient zwei Nutzergruppen: die Mitarbeiter der Kanzlei und deren Mandanten.

Mandate können sensible Unterlagen wie Belege, Verträge oder Lohndokumente sicher über die Plattform austauschen. Der Austausch erfolgt damit über eine sichere Plattform und nicht mehr per E-Mail wie bisher. Die Lösung wird durch Push- und E-Mail-Benachrichtigungen ergänzt, und ein Kalender bietet eine übersichtliche Anzeige aller relevanten Fristen und Termine.

Auf Kanzleiseite lassen sich Mandate und Benutzer einfach verwalten sowie eingehende Dokumente einsehen und verarbeiten. Mitteilungen können gezielt an einzelne Mandate oder über Tags an ganze Gruppen ausgespielt werden. Die Zustellung erfolgt wahlweise per E-Mail oder Push-Benachrichtigung.

Die Lösung zeichnet sich vor allem durch ihre tiefe Integration in die bestehenden Systeme und Arbeitsprozesse der Kanzlei aus: Mandanten samt zugehöriger Einstellungen und Merkmale werden automatisch aus dem Kanzleisystem übernommen, hochgeladene Dokumente landen ohne manuellen Zwischenschritt direkt im internen Netzlaufwerk.

Für Sicherheit sorgt die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Mandantenseite, während sich Kanzleimitarbeiter bequem per SSO über ihr bestehendes Microsoft-Konto anmelden können.

Endergebnis

Die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandate ist heute deutlich einfacher und schneller. Dokumente, Fristen und Kommunikation sind gebündelt und von überall auf jedem Gerät erreichbar. Die hohe Benutzerfreundlichkeit sorgte für eine rasche Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Mandate.

Der Austausch war unkompliziert, schnell und immer lösungsorientiert. Die App läuft stabil und passt gut zu unseren Anforderungen im Arbeitsalltag.

– Peintner Seidner & Partner

In-App-Popup

Das Popup-Modul ist ein Instrument, mit dem die Kanzlei ihre Mandate direkt in der Anwendung kontaktiert, um Neuigkeiten oder sonstige wichtige Informationen zu übermitteln.

Die Stärke der Funktion liegt in der Steuerung: Zielgruppen können anhand von Merkmalen präzise eingegrenzt werden, und auch die Häufigkeit sowie der Anzeigezeitraum lassen sich flexibel anpassen.

Auf Mandantenseite erscheinen die Popups dezent am unteren Bildschirmrand, um die laufende Arbeit nicht zu unterbrechen.

Digitale Präsenzerfassung

Bisher meldeten Mandate die monatlichen Anwesenheiten ihrer Mitarbeiter per Excel-Formular an die Kanzlei. Mit dem Präsenzen-Modul erfassen sie Arbeitsstunden, Krankheits- und Abwesenheitstage jetzt direkt in der App oder am Desktop.

Die Eingaben werden übersichtlich pro Mitarbeiter und Monat dargestellt, Sonderfälle wie Krankheit lassen sich tagesgenau hinterlegen. Mit einem Klick werden die Präsenzen an die Kanzlei übermittelt und bilden dort die Grundlage für die Lohnabrechnung. Für die Kanzlei bedeutet das einen deutlich effizienteren Prozess: Alle Daten kommen in einheitlicher Form an und können direkt weiterverarbeitet werden.

Kundenfeedback

Die Zusammenarbeit mit der Firma kivi bei der Entwicklung der PSP App war durchgehend sehr gut. Der Austausch war unkompliziert, schnell und immer lösungsorientiert. Die App läuft stabil und passt gut zu unseren Anforderungen im Arbeitsalltag. Besonders geschätzt haben wir die Offenheit von kivi für Feedback und Anpassungen. Wir freuen uns darauf, die PSP App gemeinsam weiterzuentwickeln.

Florian • PSP STP GmbH